Mithilfe von verschiedenen steuer- und sozialversicherungsfreien Aufmerksamkeiten können Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Arbeitslohn mehr Geld zukommen lassen.
Erhöhen Sie Ihren Mitarbeitern den Lohn, zahlen sie auch immer mehr Steuern und Sozialabgaben, sodass von der Lohnerhöhung kaum etwas übrig bleibt. In der SUS-Ausgabe 5/23, Seite 18, haben wir bereits sechs Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie Ihren Mitarbeitern möglichst steuerfrei mehr Geld zukommen lassen können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen sechs weitere Alternativen, die bei Mitarbeitern gern gesehen sind:
1. Arbeitskleidung stellen
Bei typischer Berufskleidung müssen Sie sich keine Sorgen um Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge machen. Als „typische“ Arbeitskleidung gelten:
- Kleidungsstücke, die als Schutzkleidung dienen, wie z.B. Stiefel mit Stahlkappen oder Overalls für die Arbeit im Stall.
- Kleidung, auf der Ihr Firmenemblem zu sehen ist. Allerdings zählen Kleidungsstücke mit kleinen Logos, die von der Öffentlichkeit kaum wahrgenommen werden, nicht als typische Arbeitskleidung. Das Gleiche gilt für normale Straßenschuhe und Alltagskleidung, wie einfache T-Shirts.
Die Kosten für die Arbeitskleidung dürfen Sie als Betriebsausgaben absetzen.
2. Geschenke machen
Gelegenheitsgeschenke, wie beispielsweise Bücher oder ein Essensgutschein, sind steuer- und sozialversicherungsfrei, solange ihr Wert 60 € (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Das gilt für Gelegenheitsgeschenke zu besonderen persönlichen Anlässen. Dazu zählen zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten, Einschulungen, Kommunionen oder Konfirmationen eines Kindes sowie Krankenbesuche. Geschenke zu regelmäßigen allgemeinen Anlässen wie Weihnachten fallen nicht darunter. Die 60 €-Grenze bezieht sich nicht auf das gesamte Jahr, sondern gilt pro Anlass. Das heißt, hat Ihr Mitarbeiter in einem Monat Geburtstag und feiert im selben Monat seine Hochzeit, dürfen Sie ihm zweimal etwas schenken.
Die Freigrenze gilt im Übrigen auch, wenn Sie Angehörigen Ihres Mitarbeiters etwas schenken. Diese Geschenke sind aber nur steuerfrei für Angehörige, die im Haushalt des Mitarbeiters leben.
Sie dürfen Ihren Mitarbeitern zudem zusätzlich ohne speziellen Anlass regelmäßig etwas schenken (sogenannte Sachbezüge ohne besonderen Anlass). In diesem Fall gilt eine monatliche Freigrenze von bis zu 50 €, innerhalb derer keine Steuern und Abgaben anfallen. Allerdings dürfen Sie den Betrag nicht bar auszahlen. Das Finanzamt akzeptiert nur Sachgeschenke oder Gutscheine. Geschenkgutscheine sind nur von der Lohnsteuer und den Sozialabgaben befreit, wenn Ihr Mitarbeiter sie nicht in Geld umwandeln kann.
Wenn Sie die Freigrenzen nur um einen Cent überschreiten, ist der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie haben dann allerdings die Möglichkeit, die Sachzuwendung pauschal mit 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu versteuern.
Entscheiden Sie sich für die pauschale Versteuerung, ist dies für alle Sachzuwendungen, die steuerpflichtig sind und nicht individuell vom Arbeitnehmer versteuert werden, in dem Jahr anzuwenden. Wichtig: Die pauschale Versteuerung ist nicht auf die pauschalen Werte für Kost und Logis anzuwenden. Die Freigrenze von 60 € für „Gelegenheitsgeschenke zu besonderen Anlässen“ und die Freigrenze von 50 € für „Sachbezüge ohne besonderen Anlass“ können Sie sogar gleichzeitig anwenden. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Mitarbeiter in einem Monat bis zu 110 € steuer- und beitragsfrei zukommen lassen können! Die Kosten dürfen Sie natürlich als Betriebsausgaben verbuchen.
3. Fortbildung Zahlen
Schicken Sie Ihre Mitarbeiter zu Schulungen, sind die Ausgaben nur von der Lohnsteuer und den Abgaben befreit, wenn die Fortbildung im Interesse Ihres Betriebes ist (Finanzgericht Münster, Az.: 13 K 3218/13 L). Sie können Ihrem Mitarbeiter z.B. einen Motorsägenkurs finanzieren. Gleiches gilt für Führerscheinprüfungen der Klassen T oder C, wenn Ihr Mitarbeiter diese hauptsächlich für Ihren Betrieb benötigt. Immer bedeutender wird auch ein Deutsch-Sprachkurs zur langfristigen Arbeitskraftgewinnung aus dem Ausland. Auch hier dürfen Sie die Ausgaben selbstverständlich steuermindernd als Betriebsausgaben ansetzen.
4. Smartphone bereitstellen
Nutzt Ihr Mitarbeiter betriebliche Telekommunikationsgeräte privat, ist dies steuer- und sozialversicherungsfrei. Dazu gehören die Nutzung von Telefon, Mobiltelefon, Fax oder Computer (einschl. Internet). Dies gilt nicht nur für die private Nutzung der Geräte am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter z.B. ein Mobiltelefon zur dauerhaften privaten Nutzung überlassen oder ihm in seiner Privatwohnung einen betrieblichen Telefonanschluss einrichten, den er auch privat nutzen kann. Es ist jedoch wichtig, dass es sich um einen betrieblichen Telefonanschluss handelt und das Gerät, wie z.B. der Laptop, in Ihrem Eigentum bleibt. Die damit verbundenen Kosten können Sie auch absetzen.
Die meisten Arbeitnehmer haben aber bereits ein privates Handy inklusive Vertrag. Sie dürfen Ihrem Mitarbeiter dann einen monatlichen Zuschuss für sein privates Telefon gewähren. Allerdings ist dies grundsätzlich ein geldwerter Vorteil, welcher der Lohnsteuer und den Sozialabgaben unterliegt. 20% der Kosten bis hin zu maximal 20 € können Sie jedoch steuerfrei bezuschussen.
Es ist auch möglich, Ihrem Mitarbeiter sein bereits vorhandenes Telefon abzukaufen und es ihm direkt wieder steuerfrei zur beruflichen und privaten Nutzung zu überlassen. Die Kosten für den Vertrag erstatten Sie dem Arbeitnehmer dann über einen Auslagenersatz. Wichtig ist nur, dass das Telefon in Ihrem Eigentum bleibt. Damit beim Abkauf kein geldwerter Vorteil vorliegt, sollte der Kaufpreis dem marktüblichen Preis entsprechen. Beachten Sie, dass diese Regelung für Voll- und Teilzeitkräfte sowie Minijobber, Aushilfen und Azubis gilt.
5. Personalrabatt gewähren
Haben Sie einen Hofladen und schenken Ihrem Mitarbeiter Waren oder gewähren ihm einen Rabatt beim Einkauf, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Allerdings können Sie jährlich einen steuer- und sozialversicherungsfreien Rabattfreibetrag von 1.080 € nutzen. Voraussetzung dafür ist, dass es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die der Betrieb hauptsächlich für den Markt produziert bzw. anbietet und Sie den Preisnachlass selbst gewähren. Wenn Sie den geldwerten Vorteil berechnen, dürfen Sie einen Bewertungsabschlag von 4% vornehmen.
6. Jobticket kaufen
Sie können Ihrem Mitarbeiter auch das neue 49 €- bzw. Deutschland-ticket zahlen. Damit kann er deutschlandweit mit allen Verkehrsmitteln im Nahverkehr in der zweiten Klasse reisen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie erstatten Ihrem Mitarbeiter die Kosten für sein Ticket ganz oder teilweise.26
- Sie kaufen Ihrem Mitarbeiter direkt das Ticket und überlassen es ihm günstiger oder kostenlos als Jobticket. Ihr Mitarbeiter kann das Jobticket sogar ausschließlich für private Fahrten nutzen.27
In beiden Fällen gilt:
- Sie dürfen die Kosten natürlich wieder als Betriebsausgabe absetzen.
- Die Kosten beziehungsweise der Zuschuss sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie das Ticket beziehungsweise die Erstattung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlen.
- Begünstigt sind nicht nur Vollzeitkräfte, auch Teilzeitkräfte, Azubis, Aushilfen, Ruheständler oder Minijobber.
Hinweis: Da Ihr Mitarbeiter in seiner Steuererklärung dann nur eine geminderte Entfernungspauschale geltend machen kann, müssen Sie die Zahlungen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung angeben. Heften Sie in Ihren Unterlagen zudem eine Kopie des Tickets ab, damit Sie bei einer Prüfung einen Nachweis haben.
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Lia Steffensen, Malte Hacker, wetreu LBB Kiel
